Regulamin świadczenia usług

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego KsięgujęSam dostępnego pod adresem https://ksiegujesam.pl („Serwis”), świadczonego drogą elektroniczną.

Usługodawcą jest:

• Użytkownik — osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Serwisu;
• Konto — konto Użytkownika zabezpieczone loginem (e-mail) i hasłem;
• Pakiet — abonament wg limitu dokumentów (Starter / Pro / Business / Enterprise) opisany na stronie Pakiety; Enterprise = wycena indywidualna (formularz), limity wg oferty;
• Dokument — m.in. faktura sprzedaży, skan zakupu lub dokument z KSeF wliczany do limitu miesięcznego;
• Trial — okres próbny (standardowo 30 dni) bez płatności.

Serwis jest narzędziem informatycznym wspierającym ewidencję i obieg dokumentów księgowych, ewidencji (w tym JPK / eksporty deklaracji) oraz zamknięć okresów. Sugestie (np. dekretacja, terminy, Sugestnik) mają charakter pomocniczy i wymagają zatwierdzenia przez Użytkownika.

Usługodawca nie świadczy doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym ani usług biura rachunkowego. Funkcja „Pomocnik” (chat) służy nawigacji po Serwisie i ma limity użycia; nie stanowi opinii podatkowej ani prawnej. Odpowiedzialność za decyzje podatkowe i poprawność deklaracji spoczywa na Użytkowniku (lub jego doradcy / biurze).

Konto zakłada się przez formularz rejestracji. Standardowo przysługuje 30 dni Trial (pakiet Starter), o ile nie wskazano inaczej w ofercie. Po okresie próbnym korzystanie z płatnych funkcji wymaga aktywnego Pakietu. Dane Konta i firm przetwarzamy zgodnie z Polityką prywatności — także w Trial.

Zakładając Konto, Użytkownik prosi o rozpoczęcie świadczenia usługi niezwłocznie (dostęp do Serwisu / Trial). Skutki dla konsumentów — patrz Prawo odstąpienia.

• Użytkownik musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych;
• zobowiązuje się podawać prawdziwe dane i chronić dane logowania;
• nie może wykorzystywać Serwisu niezgodnie z prawem ani w sposób zakłócający działanie systemu;
• do korzystania potrzebne są: aktualna przeglądarka z obsługą JavaScript, połączenie internetowe oraz (do KSeF / OCR) własne dane dostępowe / klucze skonfigurowane w Zapleczu;
• akceptuje Politykę prywatności oraz Politykę cookies.

Ceny Pakietów Starter / Pro / Business podane są w złotych netto na stronie Pakiety (mogą być aktualizowane przez Usługodawcę); w checkout prezentowane jest także brutto (VAT 23%), o ile Usługodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Płatności tych pakietów obsługuje Stripe. Pakiet Enterprise zawiera indywidualne limity i cenę — po formularzu wyceny na stronie Pakiety. Może być sprzedawany przez indywidualny link do oferty, który pozwala zaproponować inną cenę oraz zaakceptować warunki i uruchomić miesięczną subskrypcję przez Stripe Checkout.

Przekroczenie limitu dokumentów w miesiącu nie blokuje pracy — rozliczane jest jako nadwyżka pay-as-you-go wg cennika. Limit kont w zespole (Starter 2 · Pro 5 · Business 10 · Enterprise od 25, o ile nie ustalono inaczej) jest egzekwowany przy zaproszeniu — dodatkowe miejsce: 39 zł netto / mies. (lub wg oferty); ulepszenie Pakietu albo kontakt z Usługodawcą. Usługodawca może zawiesić Konto przy zaległościach płatniczych lub rażącym naruszeniu Regulaminu.

Brak dobrowolnych zwrotów. Trial (30 dni, bez karty) służy do wypróbowania Serwisu przed płatnością — jeden okres próbny na NIP (numer identyfikacji podatkowej firmy), także po usunięciu Konta i ponownej rejestracji. Opłacony Pakiet i nadwyżki dokumentów nie podlegają zwrotowi ani proporcjonalnemu rozliczeniu za niewykorzystane dni — także przy rezygnacji w trakcie okresu rozliczeniowego. Anulowanie subskrypcji w Stripe kończy odnawianie; dostęp trwa do końca już opłaconego okresu. Reklamacja niewykonania usługi — pkt 10.

Powyższe nie ogranicza bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta (jeśli Użytkownik nim jest) — prawo odstąpienia. Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców (B2B).

Funkcje KSeF, OCR, JPK, Dropbox, Google Drive, e-commerce (m.in. WooCommerce, Shoper, Shopify, BaseLinker, PrestaShop, IdoSell, Magento, Sky-Shop, RedCart, Allegro), publiczne API itd. wymagają poprawnej konfiguracji przez Użytkownika (własny token/certyfikat KSeF firmy, połączenie chmury, sekret webhooka sklepu). Mogą zależeć od dostępności systemów zewnętrznych (MF, dostawcy chmury, OCR, sklep). Awaria po stronie trzeciej nie stanowi niewykonania umowy przez Usługodawcę, o ile dołożył należytej staranności.

KSeF (Krajowy System e-Faktur). Serwis umożliwia wysyłkę i odbiór faktur przez API Ministerstwa Finansów w środowiskach TEST, DEMO i PROD — zgodnie z konfiguracją Użytkownika w Zapleczu. Użytkownik odpowiada za legalność wystawianych faktur, termin obowiązkowego KSeF dla swojej firmy oraz za ważność i bezpieczeństwo własnych poświadczeń (token, certyfikat). Od 1 lutego 2026 r. obowiązują wymogi weryfikacji faktur (w tym kody QR na wizualizacji) — Serwis generuje je, gdy dane z KSeF / XML na to pozwalają; ostateczna zgodność z przepisami i bramką MF leży po stronie Użytkownika. Przerwy techniczne MF, zmiany API lub odrzucenie dokumentu przez KSeF z przyczyn leżących po stronie Użytkownika (błędne dane, brak uprawnień) nie są odpowiedzialnością Usługodawcy.

EWD / ZUS (dokumenty ubezpieczeniowe). Serwis może przygotować paczkę KEDU i — po podpisie Użytkownika — przekazać ją do bramki ZUS (środowisko testowe PT2 albo produkcja po wpisie oprogramowania na listę ZUS). Podpis kwalifikowany (karta, chmura np. SimplySign) albo podpis osobisty e-dowodem składa Użytkownik lokalnie (własne oprogramowanie podpisu / Szafir Host); Usługodawca nie przechowuje klucza prywatnego QES Użytkownika na serwerze. Alternatywnie Użytkownik może eksportować KEDU i podpisać oraz wysłać dokumenty w ePłatniku / Płatniku (w tym z Profilem Zaufanym — poza ścieżką EWD w Serwisie). Użytkownik odpowiada za treść dokumentów, uprawnienia płatnika oraz skutki wysyłki do ZUS. Awaria bramki ZUS lub odrzucenie paczki z przyczyn po stronie Użytkownika nie jest niewykonaniem umowy przez Usługodawcę.

W zakresie danych firm, kontrahentów i dokumentów Użytkownik jest administratorem, a Usługodawca — podmiotem przetwarzającym. Usługodawca:

• przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia Serwisu;
• stosuje środki bezpieczeństwa opisane w Polityce prywatności;
• może korzystać z podwykonawców (hosting, OCR, płatności, chmura) wymienionych w Polityce — dalsze powierzenie w tym zakresie jest akceptowane wraz z Regulaminem;
• po zakończeniu umowy usuwa lub zwraca dane na żądanie Użytkownika (w zakresie technicznie możliwym), z zastrzeżeniem obowiązków prawnych przechowywania rozliczeń Konta;
• wspiera Użytkownika w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w zgłoszeniach naruszeń — w zakresie adekwatnym do roli procesora.

Użytkownik może w każdej chwili zażądać usunięcia konta w Ustawieniach → „Usuń moje konto i dane".

• Po złożeniu żądania konto zostaje zablokowane; Użytkownik ma 30 dni na cofnięcie decyzji (kontakt z obsługą).
• Po upływie 30 dni wszystkie dane Użytkownika (dokumenty, faktury, kontrahenci, dane kadrowe, pliki) zostają trwale wymazane z serwera.
• Cofnięcie powierzenia danych (art. 28 RODO) następuje automatycznie z chwilą trwałego usunięcia.

W przypadku braku aktywności (brak logowania przez 6 miesięcy) Usługodawca może usunąć konto i dane po uprzednim powiadomieniu Użytkownika (wiadomość systemowa / e-mail z 30-dniowym wyprzedzeniem).

Usługodawca odpowiada za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy na zasadach ogólnych, z wyłączeniem utraconych korzyści w granicach dopuszczalnych prawem wobec przedsiębiorców. Nie odpowiada za decyzje podjęte wyłącznie na podstawie sugestii systemu bez weryfikacji Użytkownika.

Wobec konsumentów (jeśli Użytkownik nimi jest) stosuje się przepisy bezwzględnie obowiązujące. Szczegóły odstąpienia: Informacja o prawie odstąpienia.

Reklamacje dotyczące Serwisu zgłaszaj na [email protected], opisując problem. Odpowiadamy w terminie do 14 dni.

Usługodawca może zmieniać Regulamin z ważnych przyczyn (prawo, bezpieczeństwo, funkcje, cennik). O istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem w Serwisie lub e-mailem. Dalsze korzystanie po dacie wejścia w życie oznacza akceptację, o ile przepisy nie stanowią inaczej.

Użytkownik może zrezygnować z Serwisu, pisząc na [email protected] (żądanie usunięcia Konta) albo anulując subskrypcję w portalu Stripe. Rezygnacja nie powoduje zwrotu opłaty za bieżący okres (pkt 6). Usługodawca może rozwiązać umowę / zawiesić Konto przy rażącym naruszeniu Regulaminu, zaległościach płatniczych lub zakończeniu świadczenia usługi — z poinformowaniem na e-mail Konta, gdy jest to możliwe.

Po rozwiązaniu umowy dane Konta i dane firm są usuwane lub anonimizowane w terminach z Polityki prywatności, z wyjątkiem danych wymaganych przepisami (rozliczenia).

Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzygają sądy właściwe według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego; konsumenci mogą też skorzystać z pozasądowych form (np. uokik.gov.pl / platforma ODR UE).