Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Administrator danych (dalej: Administrator) — Użytkownik Serwisu, tj. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna / jednostka organizacyjna, która zakłada Konto i wprowadza dane do Serwisu.

Podmiot przetwarzający (dalej: Procesor) — PEWIT Sp. z o.o., os. Widok 5 D/7, 66-200 Świebodzin, NIP: 7811934102.

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi Serwisu (KsięgujęSam), w tym:

• prowadzenie ewidencji dokumentów i faktur,
• automatyzacja księgowości (KPiR, VAT, CIT, JPK),
• obsługa kadr i płac,
• komunikacja z kontrahentami (e-mail FV),
• integracja z KSeF (wysyłka/odbiór),
• OCR dokumentów (OpenAI Vision).

Kategorie osób, których dane dotyczą:

• kontrahenci Administratora (nabywcy, dostawcy),
• pracownicy / zleceniobiorcy Administratora,
• osoby wymienione na dokumentach księgowych.

Kategorie danych:

• identyfikacyjne: imię, nazwisko, NIP, PESEL, REGON, adres,
• kontaktowe: e-mail, telefon,
• kadrowe: wynagrodzenie, nr konta bankowego, nr dokumentu tożsamości, obywatelstwo,
• finansowe: kwoty faktur, stan rozliczeń.

Powierzenie trwa przez czas korzystania z Serwisu. Po zakończeniu umowy (usunięcie konta, rozwiązanie) Procesor usuwa dane w ciągu 30 dni — chyba że obowiązki prawne (np. rachunkowość, podatki) wymagają dłuższego przechowywania określonych informacji.

• przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (tj. w zakresie funkcji Serwisu),
• zapewnia, że osoby upoważnione zobowiązały się do poufności,
• stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w Polityce prywatności,
• po zakończeniu umowy — usuwa lub zwraca dane (wg wyboru Administratora, w granicach technicznie możliwych),
• udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków art. 28,
• umożliwia audyty i inspekcje (w zakresie adekwatnym do roli SaaS).

Administrator akceptuje korzystanie z następujących sub-procesorów:

• Hosting: infrastruktura chmurowa (EU),
• OCR / AI: OpenAI (przetwarzanie skanów dokumentów),
• Płatności: Stripe (dane billingowe),
• E-mail: SMTP (wysyłka transakcyjna),
• KSeF: Ministerstwo Finansów (przekazanie XML faktur).

Procesor informuje o zmianach sub-procesorów z 14-dniowym wyprzedzeniem (w ramach aktualizacji Regulaminu / Polityki).

• żądanie informacji o sposobie przetwarzania,
• żądanie usunięcia danych przed terminem (Ustawienia → Usuń konto),
• eksport danych (Ustawienia → Eksport danych),
• zgłoszenie incydentu lub naruszenia: [email protected].

Procesor powiadamia Administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki (nie później niż 48h od wykrycia) — drogą mailową i/lub komunikatem w Serwisie.

Niniejsza umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO oraz przepisy krajowe. Wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej (aktualizacja Regulaminu z podaniem nowej daty obowiązywania).